Jak zacząć wiadomość do rekrutera? Jak napisać wiadomość do firmy jeżeli to my pierwsi się zgłaszamy? Co napisać żeby nie wyjść na gbura/ sztywniaka/ niewychowanego buraka? Jak już początkowy zwrot grzecznościowy powstanie, to co na końcu? Do widzenia, Uszanowanie, Pozdrawiam? Zdecydowanie brakuje nam tak jasno określonych zasad jak w języku angielskim. Zwykłe rozdzielenie na wersję: znam nazwisko vs. nie znam nazwiska, i życie tysięcy kandydatów byłoby prostsze. Ale nie tylko kandydatów. Rekruterzy też miewają z tym problem. Najgorsze jest to, że każdy ma inne standardy. Coś, co dla jednego będzie zachowaniem normalnym, dla drugiego może być największym faux pas, nie zasługującym nawet na wiadomość zwrotną.

Pod względem zwrotów grzecznościowych należę do grupy sztywniaków. Jeszcze na studiach wszystkie wiadomości do wykładowców zaczynałam (jak już znalazłam swoją drogę w tym labiryncie) od „Szanowny …” zawsze z tytułem naukowym, a kończyłam „Z wyrazami szacunku”. Czy to dobrze? Nie wiem, przynajmniej było w zgodzie z moim „sercem”. W pracy, jak przyszło mi pisać wiadomości do kandydatów, to życie stało się prostsze – angielski naprawdę ułatwiał zadanie. Zdarzało się jednak, a potem już prawie w zupełności, że pracowałam z polakami, że trzeba było wiadomość napisać po polsku. I zaczęło się od nowa, jak napisać, żeby nikogo nie urazić, a przy tym nie skrócić dystansu za bardzo?

Nie znajdziecie tutaj recepty i odpowiedzi na to pytanie. Powód jest prosty, to jak piszesz, jak budujesz relację musi być spójne z Tobą. Udawanie kogoś innego może bardzo szybko wyjść, a to nie wróży dobrze wynikom rekrutacji. Podstawy ze zwrotów grzecznościowych wszyscy mamy opanowane i najprostszym rozwiązaniem będzie po prostu za nimi podążać.

Mam dla Ciebie dwie rady, które mogą pomóc Ci się odnaleźć w świecie zwrotów grzecznościowych.

1. Zasada z nauki języków obcych, powtarzana do znudzenia przez nauczycieli. Odpowiadaj w tym samym czasie, w którym zadano pytanie. Odpowiadaj na tym samym poziomie grzeczności, na którym operuje rekruter. Są firmy, w których bardzo skraca się dystans. Wszyscy są na „cześć” i w ten sam sposób komunikują się na zewnątrz, czyli z kandydatami. Kiedy rekruter zaczyna do Ciebie wiadomość przez „Cześć Zosia” odpowiadaj „Cześć Ania”. Jeżeli poczujesz się jednak urażony i będziesz chciał pokazać, że nie odpowiada Ci takie szybkie skracanie dystansu, wtedy zwróć się w taki sposób, w jaki chciałbyś żeby do Ciebie się zwracano. Bystry rekruter szybko podłapie co masz na myśli. Zagranie w drugą stronę, kiedy rekruter zwraca się „Szanowna Pani Janeczko”, to odpisywanie „Cześć Ania” nie będzie już dobrym pomysłem. Być może firma w taki sposób komunikuje się ze swoimi klientami, a sposób odpowiedzi na taką wiadomość może wiele powiedzieć o Twoich umiejętnościach dostosowywania się do sytuacji.
2. Lepiej bardziej grzecznie niż mniej. Nikt się nie obrazi o dobre maniery. Oczywiście, jeżeli nie zaczniesz nagle przesadzać zwracając się „Wielmożna Pani Rekruter, tutaj ja, Twój uniżony sługa kandydat.” Nie, być może zabawnie, ale nie tędy droga. Dużo osób zaczyna wiadomości od „Witam”. Osobiście tego nie lubię i staram się unikać jak tylko mogę. Jeżeli ktoś tak do mnie pisze, to mi to nie przeszkadza, zdarza się, że odpisuję w ten sam sposób. Nie robię tego, ponieważ witać to mogę w progach swojego domu. Pisząc do kogoś wiadomość to ja do niego przychodzę, nie na odwrót. Witam go na początku mojej wiadomości? Nie, już prędzej na początku książki bym to przyjęła. Dalej kwestia się komplikuje, ponieważ z nazwiskami różnie bywa, a część osób swoich nazwisk nie odmienia i czują się urażeni kiedy ktoś to robi. W dodatku przyzwyczajenia z netykiety mnie przed tym blokują. Zatem „Szanowna Pani/ Szanowny Panie” zdarzało się. Najczęściej jednak używam prostego „Dzień dobry, Pani …” A co, jeżeli mój adresat przeczyta wiadomość w nocy?! Mam nadzieję, że nie pomyśli, że już ranek. Poza tym, mam nadzieję, że jest to na tyle neutralne, że go nie poruszy w żaden sposób. Wystarczająco formalne, żeby nie poczuł się urażony, ale też nie na tyle, żeby czuł się skrępowany oficjalną atmosferą. Na zakończenie „Miłego dnia”, „Serdecznie pozdrawiam”, „Dziękuję i pozdrawiam”, „Z pozdrowieniami” jest wiele miłych opcji. Nawet „czekam na szybką odpowiedź” nie brzmi aż tak źle. Jednak to pierwsze wrażenie i pierwsze słowa mają większą wagę przy budowaniu relacji.

To jak zacząć wiadomość do rekrutera? Przede wszystkim tak, jak czujesz. Chcesz żeby było bardzo oficjalnie, pisz oficjalnie. Chcesz neutralnie od „dzień dobry/witam” niech i tak będzie. Przy ostatniej opcji z „Cześć” radziłabym się kilka razy zastanowić. Jeżeli zupełnie nie masz pomysłu, sprawdź stronę internetową firmy i profile na kanałach społecznościowych. To tam firma zaczyna swoją komunikację z kandydatem. Nawet jeżeli nie napisali bezpośrednio do Ciebie, to właśnie tam zapraszają do rozmowy. W ten sposób będzie Ci łatwiej ocenić, w jaki sposób sami komunikują się na zewnątrz, a więc jak prawdopodobnie chcą, żeby się z nimi kontaktowano. Za najważniejsze uznałabym dwie kwestie: pisz w zgodzie ze sobą, tworząc jeden, spójny wizerunek oraz odpowiadaj w taki sposób, w jaki zrobił to rekruter zachowując narzucony poziom dystansu.

Poza tym, nie denerwuj się! Każda spontaniczna (czyli taka, kiedy to kandydat sam się zgłasza) aplikacja wywołuje uśmiech u rekrutera. Nawet jeżeli popełnisz błąd i nie trafisz ze zwrotem grzecznościowym to nie koniec świata i nie przekreśla Twoich szans. Kto powiedział, że pisząc do kancelarii prawnej „Hejeczka” od razu Cię odrzucą? Chociaż, jest duża szansa, że trochę sobie w ten sposób utrudnisz zdobycie stanowiska.