Dlaczego to tyle trwa? – o czasie w procesie rekrutacji

Rekrutacja jest dla kandydata czasem bardzo stresującym. Składamy aplikację i czekamy. Czekamy dzień, dwa, tydzień, dwa tygodnie, a czasem nigdy nie otrzymujemy odpowiedzi. Najgorsze w tym wszystkim jest to, że tak naprawdę nie wiemy na co czekamy i kiedy należy zrezygnować.

Kiedyś zaaplikowałam na program stażowy. Byłam w tej firmie na kilku szkoleniach, doskonale wiedziałam czego oczekują i szczerze? Byłam pewna, że o ile nie dostanę samego stażu to chociaż się ze mną skontaktują i odpadnę gdzieś „po drodze”. Minęły ponad 4 lata, do teraz mój telefon milczy. Innym razem zaaplikowałam do dużej korporacji, która ma bardzo sformalizowany proces selekcji i już na początku wiadomo, że zajmie to trochę czasu. Czekałam na wiadomość od nich 7 miesięcy, w tym czasie znalazłam inną pracę i co lepsze, zdążyłam nawet awansować. Nie, nie byłam już zainteresowana.

Czas w rekrutacji jest kluczowy dla obydwóch stron. Kandydat szuka, więc najczęściej dana firma nie jest jego jedynym wyborem. Być może w międzyczasie zdąży się odezwać rekruter z innej firmy, tej która była drugim lub trzecim wyborem. Powstaje wtedy duży problem – odezwą się z tej wymarzonej, czy nie? Przyjąć propozycję od naszej opcji B/C/XYZ i potem żałować, że nie poczekało się dłużej czy zaryzykować i być może czekać kilka miesięcy, a może i do końca życia. Zdecydowanie stresujący czas i bardzo trudne, życiowe decyzje.

Milczenie ze strony rekrutera może wynikać z wielu czynników. Nie zawsze jest to zła wola, opieszałość czy jakaś złośliwość. Czasem i jego obowiązują firmowe procedury i terminy. Tak naprawdę to jemu również bardzo często zależy na szybkim zakończeniu procesu i złapaniu najlepszych kandydatów zanim zrobi to ktoś inny. Osobiście, najbardziej dla mnie stresujący moment to był ten, pomiędzy podjęciem decyzji przez firmę, w której pracowałam lub klienta, a podpisaniem umowy z kandydatem – czy coś nagle nie wypadnie? Czy decyzja nie zostanie zmieniona? Czy sam kandydat nie zrezygnuje? Zdecydowanie sporo emocji i powstrzymywanie entuzjazmu przed ostatecznym sformalizowaniem współpracy.

Jak to tymczasem jest, skoro niby wszystkim na nim zależy a tyle się go traci? Planując proces rekrutacji rekruter zakłada terminy, w których poszczególne jej etapy powinny się zakończyć. Musi przy tym wziąć pod uwagę nie tylko oczekiwania menadżera, który czeka na nowego pracownika ale również kwestie lokalowe w firmie – będzie potrzebował pomieszczenia do przeprowadzenia rozmów rekrutacyjnych i musi się upewnić, że wtedy nikt inny nie będzie ich zajmował. Oczywiście, zdarzają się firmy z takim zapleczem logistycznym, dla których to nie jest problem, bywa jednak też zupełnie inaczej. Dodatkowo, musi wziąć pod uwagę, czy ktoś z kadry zatrudniającej ma być obecny podczas rozmów rekrutacyjnych i ustalić grafik rekrutacji nie tylko z reprezentacją po stronie firmy ale również kandydatami. Kolejna kwestia jest taka, czy jeżeli przewidziane jest Assessment Center (etap testów, w którym ocenia się kompetencje oraz umiejętności kandydatów) to jest to praca indywidualna czy grupowa – wtedy trzeba zebrać kilkoro kandydatów w jednym czasie co bywa bardzo kłopotliwe. I ponownie dochodzą kwestie logistyczne np. przygotowania dla każdego kandydata komputera.

Planując proces rekrutacji i wyznaczając różne terminy zakończenia poszczególnych etapów rekruter musi wziąć też pod uwagę czas na podjęcie decyzji. Wygląda to mniej więcej tak:

Wystawienie ogłoszenia i czas na spłynięcie ofert – wstępna selekcja CV
Kontakt telefoniczny z osobami, które przeszły przez pierwszą selekcję
Analiza efektów pierwszych rozmów i wybór kandydatów do drugiego etapu – rozmowy rekrutacyjnej
Ustalenie z kandydatami terminu takiej rozmowy – część wybranych kandydatów odpada bo już podjęła pracę gdzie indziej i dwie opcje: mamy wystarczającą liczbę kandydatów żeby przejść do kolejnego etapu, czy przedłużamy pierwszy etap (być może włączony zostaje headhunting i kontakt z kandydatami biernymi – osobami, które mają pracę i aktywnie nie szukają nowej)
Rozmowy rekrutacyjne – selekcja kandydatów do assessment center albo wybór najlepszych
Podjęcie decyzji przez firmę – rekomendacja rekrutera, decyzja menadżera zatrudniającego itd.
Kontakt z wybranym kandydatem – ponownie dwie możliwości: kandydat przyjmuje ofertę albo kandydat odmawia i ponownie trzeba rozważyć dalsze kroki.

Jak widać tempo procesu rekrutacji nie zależy od samego rekrutera. O ile on może przeprowadzać wstępną selekcję kandydatów bardzo szybko i od razu dawać negatywny feedback osobom, które nie spełniły oczekiwań to na tym etapie w przypadku kandydatów, u których sytuacja nie jest jednoznaczna z pewnością nie padnie od razu odmowa. Rekruter również musi podjąć ryzyko, zbyt długie zwlekanie może doprowadzić do utraty tych najlepszych kandydatów. Z drugiej strony zbyt szybkie podejmowanie decyzji może spowodować, że zaprosi na kolejny etap osoby, które nie były najlepsze, a po prostu szybsze. To natomiast może doprowadzić do sytuacji, że zabraknie mu czasu czy też z innych przyczyn spotkanie z najlepszymi nie będzie mogło dojść do skutku.

Kolejnym ważnym aspektem, o którym warto pamiętać jest to, że rekruter proponuje termin spotkania, a kandydat ma prawo odmówić. Większość kandydatów chciałaby żeby rekrutacja była przeprowadzana po ich godzinach pracy, ale czy ktoś z nich chciałby pracować w firmie, w której pracuje się po nocach robiąc kilkadziesiąt nadgodzin tygodniowo? Z pewnością nie. Rekruter też ma określone godziny pracy, które bardzo rzadko nie pokrywają się z godzinami pracy kandydatów. Może się dostosować do preferencji kandydata, ale nie można być zbyt roszczeniowym i miło kiedy druga strona wykaże się zrozumieniem w tej kwestii. Organizując etap zadań grupowych, kiedy trzeba w jednym miejscu zebrać kilka, a czasem i kilkanaście osób to naprawdę jest wyzwanie.

Czas mija, ucieka nieubłaganie. Biorąc udział w rekrutacji bądźmy świadomi tego, że ona musi „trwać”. Zdarza się, że rekruter odzywa się 10 minut po wysłaniu CV, zaprasza na rozmowę rekrutacyjną jeszcze tego samego dnia, a w okolicach kolacji dzwoni z informacją zwrotną i zaprasza następnego dnia do pracy. To się zdarza, ale to naprawdę są przypadki. Sytuacje, w których brzydko mówiąc firma jest „zdesperowana”. Pytanie, czy ktoś chce pracować w takiej firmie, czy może lepiej dać wszystkim czas na zastanowienie. Decyzja o zatrudnieniu nowego pracownika nie jest trudna, trzeba wysłuchać wszystkich kandydatów i dopiero potem podjąć decyzję.

Już kiedyś pisałam o tym, że kiedy nam bardzo zależy, a nie ma informacji zwrotnej samemu należy się odezwać do rekrutera – TAK! Nadal to podtrzymuję. Bądźmy przy tym jednak rozsądni. Wysłaliśmy CV, a rekruter milczy 3 dni – to jeszcze nie koniec świata, aplikacje spływają i być może odezwie się kiedy zamknie ten etap selekcji. Być może potrwa on tydzień, jeżeli milczy dłużej warto samemu wykonać krok. Osobiście jestem zwolenniczką szybkich informacji zwrotnych i informowaniu kandydatów już na etapie dziękowania za CV, kiedy może oczekiwać jakieś informacji ze strony firmy.

Niestety, nie da się przyspieszyć samego procesu – zbyt dużo zaangażowanych osób i trudnych decyzji do podjęcia. Pozostaje jedynie uzbroić się w cierpliwość i jeżeli czujemy, że postawa firmy jest niewłaściwa i nie szanuje naszego czasu i aplikacji to zrezygnować. W końcu to nie tylko rekruter podejmuje decyzję o zatrudnieniu ale również my, jako kandydaci mamy pełne prawo do odmowy. Złożenie przez rekrutera oferty nie obliguje kandydata do jej przyjęcia, ale na pewno jest to dla rekrutera bardzo trudne doświadczenie kiedy kandydat rezygnuje na tym etapie. Nie należy się jednak kierować emocjami, a podjąć w pełni przemyślaną decyzję – oby była słuszna!